المحاسبة المالية

البيانـــات والمعلومـــات

يستخدم الناس كلمتي «البيانات» و«المعلومات» كأنهما مترادفتان، لكن في نظم المعلومات المحاسبية الفرق بينهما جوهري. البيانات هي المادة الخام، والمعلومات هي المنتج النهائي بعد معالجتها. والمحاسب في جوهر عمله هو من يحول الأولى إلى الثانية. التعريف البيانات: الحقائق والأرقام والحروف والكلمات والإشارات الخام التي تعبر عن حدث أو شيء أو موقف، دون تنظيم أو تفسير. مثل: فاتورة بيع رقم 1520 بمبلغ 3,400 جنيه للعميل سامي بتاريخ 5 مارس. المعلومات: بيانات نظمت وعولجت وأخرجت في شكل له معنى لمستخدم معين، وتفيد مباشرة في اتخاذ قرار. مثل: مبيعات فرع القاهرة انخفضت 12% في مارس مقارنة بفبراير، وأكبر انخفاض في منتج (ب). كيف تتحول البيانات إلى معلومات؟ التجميع: استلام البيانات من المستندات: الفواتير، وأذون الصرف، وكشوف البنك. التحقق: مراجعة صحة البيانات واكتمالها قبل إدخالها. التصنيف والترميز: تحديد الحساب والمنتج والفرع ومركز التكلفة. التسجيل والتخزين: القيد في اليومية وقاعدة البيانات. المعالجة: الترحيل، والتجميع، والحساب، والمقارنة، واستخراج النسب. الإخراج والعرض: تقرير أو قائمة أو رسم بياني موجه لمستخدم محدد. مثال من المبيعات المرحلةالشكل بيانات4,800 فاتورة بيع خلال الربع الأول معالجةتجميع حسب المنتج والفرع والشهر، وحساب هامش مجمل الربح معلومة للمدير العامالمبيعات 18 مليونًا، بنمو 6%، وهامش مجمل الربح انخفض من 32% إلى 29% معلومة لمدير المبيعات3 عملاء كبار حصلوا على خصومات استثنائية تمثل نصف انخفاض الهامش معلومة للمدير الماليأيام التحصيل ارتفعت من 45 إلى 62 يومًا البيانات نفسها أنتجت معلومات مختلفة لكل مستخدم حسب قراره. ولمعرفة احتياجات كل مستخدم راجع من يستخدم البيانات المحاسبية. خصائص المعلومات الجيدة الملاءمة: ترتبط بالقرار المطروح ولها قيمة تنبؤية أو تأكيدية، كما في القيمة التنبؤية. الدقة والتمثيل الصادق: خالية من الأخطاء والتحيز. التوقيت المناسب: المعلومة المتأخرة تفقد قيمتها. القابلية للفهم: بلغة وشكل يناسب المستخدم. القابلية للمقارنة: مع فترات سابقة أو موازنات أو منافسين. اقتصادية: منفعتها أكبر من تكلفة إنتاجها، كما في اقتصادية المعلومة. البيانات الكثيرة لا تعني معلومات أفضل مع الأنظمة الحديثة، أصبحت لدى الشركات بيانات أكثر بكثير مما تستطيع استخدامه. المحاسب الذي يرسل للمدير تقريرًا من 40 صفحة لا يقدم معلومات، بل يعيد البيانات بشكل مختلف. التقرير المفيد يختار المؤشرات التي تهم القرار، ويبرز الانحرافات الجوهرية، ويقترح سؤالًا أو إجراء. الأسئلة الشائعة هل المعلومة لشخص قد تكون بيانات لشخص آخر؟ نعم، تقرير مبيعات الفروع معلومة لمدير الفرع، لكنه بيانات خام لمحلل يجمع تقارير كل الفروع لاستخراج اتجاه عام. ما نظام المعلومات المحاسبي؟ مجموعة الأفراد والإجراءات والمستندات والبرامج التي تجمع البيانات المالية وتعالجها وتنتج منها التقارير والقوائم. كيف يرفع المحاسب قيمة المعلومات التي يقدمها؟ بفهم القرار الذي سيتخذه المستخدم أولًا، ثم اختيار ما يلزمه فقط، وعرضه بوضوح مع تفسير مختصر. مقالات ذات صلة:مستويات الادارةالموازنة النقدية Cash Budgetالخصائص المميزة للمحاسبة الادارية